digitale Ausgangsrechnungen

Sehen Sie sich den Ablauf genauer an: qualifizierter elektronischer Signatur (233,00 kByte)

Warum sollte ich Rechnungen elektronisch versenden?

Das Erstellen und Versenden von Rechnungen in Papierform verursacht erhebliche Kosten beim Ersteller und Empfänger. Diese Kosten können durch den Versand von digitalen Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur minimiert werden.

Sind die rechtlichen Voraussetzungen für einen digitalen Versand gegeben?

Im Jahre 1997 wurde das Signaturgesetzt (SigG) von der Bundesregierung verabschiedet. 2001 wurde das deutsche Gesetz novelliert und EU-Richtlinen angepasst. Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein elektronisch signiertes Dokument einem Papierdokument gleichzusetzen.

Was habe ich als Empfänger von digitalen Rechnungen zu beachten?

Besonders wichtig ist für Empfänger das Umsatzsteuergesetz (UStG) von Januar 2001. In § 14, Absatz 2 wird festgelegt, dass ausschließlich digitale Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zum Vorsteuerabzug herangezogen werden dürfen. Mit nicht signierten Rechnungen oder nicht ordnungsgemäß gespeicherte Rechnungen gehen Unternehmen das Risiko ein, dass der Vorsteuerabzug vom Finanzamt nicht anerkannt wird.

Woraus besteht eine qualifiziert elektronisch signierte Rechnung?

Eine digitale Rechnung wird in der Regel per E-Mail versendet. Diese E-Mail besteht aus der eigentlichen Rechung (häufig im Format PDF) und zusätzlich einer Datei, die die qualifizierte elektronische Signatur enthält. Nur beide Dateien zusammen gewährleisten einen sichereren Vorgang.

Muß mein Kunde dem Versand von digitalen Rechnungen zustimmen?

Ja, der Kunde muß dieser Vorgehensweise zustimmen. Sie können es jedoch mit als Vertragsbestandteil z.B. durch Allgemeine Geschäftsbedingungen machen und somit gilt die Vorgehensweise erstmal grundsätzlich als vereinbart.